Voor een vlotte organisatie van onze culturele instellingen zoeken we een administratieve allrounder. Word jij de collega die de formele besluitvorming verzorgt, werkprocessen verfijnt, vergaderingen organiseert en een nauwkeurige administratie onderhoudt? Zoek je altijd naar kwaliteitsvolle oplossingen en werk je klantgericht? Solliciteer nu.

Wat doe je?

Beslissingen over het beleid en de organisatie van de Antwerpse musea, bibliotheken en culturele centra worden genomen via formele besluitvorming.

• Je organiseert de directiecomités, raden van bestuur en algemene vergaderingen. 
• Je bent de contactpersoon en coördinator rond besluitvorming voor verschillende beslissingsorganen.
  • Je stelt zelf besluiten op.
  • Je waakt mee over de kwaliteit van de besluiten.
  • Je ondersteunt en adviseert auteurs bij de opmaak van hun besluiten.
  • Je zorgt ervoor dat besluiten tijdig op de juiste zitting geagendeerd worden.
  • Je verwerkt de beslissingen en koppelt terug naar de betrokken partijen.
• Je bent een organisatorische allrounder. Je ondersteunt de directeur en zakelijke cel Cultuur: je organiseert opleidingen, bereidt vergaderingen en persconferenties inhoudelijk en logistiek voor, neemt verslag, volgt afgesproken acties verder op, beheert agenda’s …
• Als informatiebeheerder ben je verantwoordelijk voor de publicatie van interne afspraken en flows, het rechtenbeheer en dat digitale documenten vlot toegankelijk zijn.
• Je bekijkt de interne procedures en (werk)processen. Je werkt concrete voorstellen uit om die te verbeteren.
• Samen met de andere stafmedewerkers van Cultuur vorm je een netwerk. Vanuit dat netwerk neem je een aantal afdelingsbrede taken op zoals adviesverlening rond zakelijke processen (bijvoorbeeld rond aankopen). Je ondersteunt de andere pijlers van de afdeling Cultuur tijdens piekmomenten of afwezigheden. Je wisselt kennis en expertise uit.

Meer info over je team

We verwelkomen je bij de zakelijke cel Cultuur van het autonoom gemeentebedrijf Culturele instellingen Erfgoed en Kunsten, waar een 15-tal collega’s werken. We ondersteunen bij Cultuur rond financiën (begroting en boekhouding), aankoopadministratie en besluitvorming. We werken centraal, maar hebben ook een goed contact met alle collega’s en stafdiensten bij Cultuur.

Wat verwachten we van je?

• Je bent enthousiast over het democratisch proces en de besluitvorming van een lokale overheid, zeker van een (culturele) grootstad als Antwerpen.
• Ervaring met de werking van beslissingsorganen is een pluspunt.
• Je werkt graag met administratieve documenten. Je doet dat heel gestructureerd, nauwkeurig, met veel verantwoordelijkheid en respect voor deadlines, ook als die onverwacht zijn.
• Je bent leergierig en geduldig. Je werkt zelfstandig en neemt initiatief.
• Je spreekt en schrijft vlot en klantvriendelijk.
• Je handelt snel en correct als er zich problemen voordoen. Je zoekt altijd naar een kwaliteitsvolle oplossing.
• Je werkt vlot met Word, Excel, Adobe en Outlook.
• Als je al kan werken met eBesluit is dat zeker een pluspunt.
• Je hebt dezelfde waarden als de stad. Je wil je inzetten voor een straffer Antwerpen.

Voorwaarden

• Je hebt een bachelordiploma of een diploma van gegradueerde van het hoger beroepsonderwijs (HBO5).
• Je voldoet aan de sollicitatievoorwaarden.  

Wat bieden we je?

• Je start bij Talentontwikkeling en Vrijetijdsbeleving in Den Bell (Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen) als deskundige (B1/3-niveau) met een contract van onbepaalde duur.
• Je verdient een minimum bruto maandloon (als je voltijds werkt) van 2971,45 als je geen relevante ervaring hebt, 3208,73 euro bij 5 jaar relevante ervaring, 3365,84 euro bij 10 jaar relevante ervaring. Je loonpakket kan je berekenen met de loonsimulator. Gebruik daarvoor je officiële functietitel: deskundige (B1/3-niveau).

• Je krijgt ook veel extra voordelen: maaltijdcheques, vergoeding voor woon-werkverkeer via fiets of openbaar vervoer, hospitalisatieverzekering, smartphone met abonnement, kortingen en promoties in winkels en recreatieparken, opleidingen en een goede werk-privébalans: een werkweek van 38 uren, 35 vakantie- en 14 officiële feestdagen, werk in de Antwerpse regio en ruimte voor flex- en thuiswerk.
• We verwelkomen diversiteit. We focussen op je kwaliteiten, niet op je afkomst, religie, geboortejaar, geaardheid of beperkingen.

Selectieprocedure en -data

De selectie bestaat uit een psychotechnische test (abstract redeneren), opdracht en sollicitatiegesprek:

• je ontvangt de test via mail in de week van 13 mei en hebt daarvoor tijd tot en met 22 mei, 12 uur
• het sollicitatiegesprek is op 24 mei

Je moet minstens 3 op 5 punten of 60% behalen per competentie om te slagen voor de selectie. Slaag je niet voor de selectie? Dan kan je tot en met 30 juni 2024 niet solliciteren voor andere vacatures op B1/3-niveau (deskundige of deskundige teamleider). Voor elke vacature op dat niveau zijn dezelfde algemene competenties nodig.

Bereid je goed voor

• Bekijk alle informatie over de verschillende selectiemethodieken
• Meer info over de stad en tips voor een goede sollicitatie
• Bekijk de competenties die we meten voor deskundige

Solliciteer nu

• Solliciteer ten laatste op 10 mei 2024
• Heb je een beperking die een aanpassing vraagt aan de selectie of werkvloer? Mail ten laatste op 10 mei een kopie van je attest naar aanpassingselectie@antwerpen.be. 
• Als je correct hebt gesolliciteerd, ontvang je meteen een automatische bevestiging in je mailbox.

Heb je nog vragen?

Mail naar deskundige@antwerpen.be of bel ons gerust even op:

• vragen over de selectieprocedure: Els De Keyzer – dossierbeheerder – 0470 66 30 58
• vragen over de vacature: Laura Deleener – recruiter – 0487 36 20 40

Succes!